5W1H là gì? Ứng dụng phương pháp 5W1H trong các lĩnh vực như thế nào? Nếu bạn làm trong lĩnh vực marketing thì chắc chắn 5W1H là khái niệm rất quen thuộc. 5W1H sẽ giúp bạn giải quyết nhiều vấn đề trong hoạt động của kinh doanh doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu 5W1H là gì? Có ứng dụng và ý nghĩa gì? Ưu nhược điểm của phương pháp này ra sao?. Hãy cùng cafeduhoc tìm hiểu về 5W1H qua bài viết dưới đây:
Nội dung chính
5W1H là gì?
5W1H là cụm từ viết tắt của What – When – Where – Why – Who – How. Đây là mô hình giúp bạn xác định mục tiêu, kế hoạch và các bước thực hiện cụ thể cho một dự án hay ý tưởng. 5W1H được dùng phổ biến trong marketing bởi sự đơn giản, dễ hiệu và tính ứng dụng cao trong nhiều công việc. Chúng giúp các nhà kinh doanh, nhà quản lý nhanh chóng có những quyết định đúng đắn để đạt được mục tiêu đề ra.
Ý nghĩa của từng thành phần trong phương pháp 5W1H (5W1H là gì?)
1. W – What: cái gì?
Khi bắt tay vào một dự án, câu hỏi đầu tiên sẽ là bạn cần làm cái gì, đây chính là câu hỏi What. Bạn sẽ phải mô tả nhiệm vụ, vấn đề, đặc điểm… của dự án. Bạn có thể tham một số gợi ý như:
- Đó là dự án gì?
- Dự án đề cập đến vấn đề gì?
- Sự khác biệt giữa dự án của bạn với các đối thủ trên thị trường là gì?
- Dự án có những hoạt động cụ thể là gì?
2. W – When: khi nào?
Bất cứ khi thực hiện một việc gì, ban cần phải xác định được thời gian. Vì khi đã có timeline cụ thể sẽ giúp bạn có kế hoạch phù hợp nhằm đảm bảo đúng tiến độ của dự án. Để làm rõ câu hỏi này, bạn sẽ trả lời các câu hỏi như:
- Dự án sẽ được diễn ra khi nào?
- Mất bao lâu để chuẩn bị cho dự án?
- Tần suất xuất hiện của chiến dịch marketing như thế nào?
- Thời gian quảng bá bao lâu là ổn nhất?
- Thời điểm nào khách hàng có khả năng quan tâm và mua sản phẩm của bạn cao nhất?
3. W – Where: ở đâu?
Đây là câu hỏi diễn đạt địa điểm của sự kiện hay dự án. Bạn phải đưa ra ý tưởng về nơi tổ chức dự án sao cho tính tiện lợi cho khách hàng tham gia cũng như đội ngũ nhân viên thực hiện. Cá câu hỏi cần làm rõ như:
- Dự án này nên quảng bá online hay trực tiếp ?
- Nếu quảng cáo online: Facebook, Titok, Google, các sàn thương mại thì nên chọn nền tảng nào?
- Nếu quảng cáo trực tiếp: vị trí tổ chức ở đâu: siêu thị, cửa hàng? khách hàng có dễ tiếp cận khu vực này không?
- Sản phẩm, mặt hàng này được ưa chuộng ở vùng miền nào?
4. W – Why: tại sao? – 5W1H là gì?
Có thể nói Why là từ khóa quan trọng của 5W1H quyết định đến sự thành công của dự án. Điều này cũng dễ hiểu, vì khi bạn biết được các lý do vì sao từ đó sẽ có được những đường bước tiếp theo để hoàn thiện dự án tốt hơn. Cụ thể như:
- Dự án này được thực hiện nhằm mục đích gì?
- Tại sao khách hàng chọn lựa dự án của bạn thay vì chọn của đối thủ?
- Vì sao sản phẩm của bạn chưa thuyết phục được nhiều khách hàng?
- Nhân viên của bạn vì sao chưa làm hết khả năng?
5.W – Who: là ai? – 5W1H là gì?
Câu hỏi này nhằm xác định đối tượng liên quan, người chịu trách nhiệm của dự án. Cụ thể:
- Khách hàng tiềm năng của sản phẩm này là ai?
- Ai phụ trách chính dự án này?
- Nhà tài trợ sự kiện là đơn vị nào?
- Bạn sử dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp hay nguồn outsourcing?
6.H – How: như thế nào?
Từ khóa cuối cùng của nguyên tắc 5W1H là How. Qua từ khóa này, bạn sẽ trả lời được câu hỏi về cách thức tiến hành dự án như thế nào là tốt nhất. Ví dụ:
- Làm thế nào để dự án thu hút khách hàng nhiều nhất?
- Các phương pháp để triển khai dự án thế nào?
- Dự án này cần bao nhiêu chi phí để triển khai?
- Giải pháp tối ưu cho bộ phận kinh doanh như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất?
- Mỗi phòng ban cần phối hợp như thế nào?
Ưu điểm của phương pháp 5W1H
- Đơn giản: bạn dễ thực hiện, không cần thiết qua một khóa đào tạo nào cả. Tất cả bạn cần làm là trả lời các câu hỏi của 5W1H.
- Đa năng: không chỉ trong hoạt động kinh doanh, 5W1H cũng được dùng để thiết kế quy trình mới hoặc khắc phục một vấn đề nào đó trong lĩnh vực như SEO, Content, quản trị nhân sự,…
- Hệ thống và bao quát: các câu hỏi của 5W1H được xây dựng logic, trả lời được các câu trên đã giúp bạn có cái nhìn tổng quát và cụ thể nhất về vấn đề hoặc đối tượng bạn quan tâm.
Ứng dụng phương pháp 5W1H
Phương pháp 5W1H trong marketing
Ứng dụng 5W1H trong marketing được sử dụng rất phổ biến. Dựa vào mô hình này, bạn có thể nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện. Đặt bối cảnh một doanh nghiệp muốn cho ra mắt một sản phẩm mới, 5W1H sẽ được áp dụng như thế nào? Cụ thể, bạn cần xác định như sau:
- What: sản phẩm của bạn là gì? công dụng của sản phẩm như thế nào?
- When: khi nào thích hợp để bắt đầu quảng cáo sản phẩm? Thời điểm nào khách sẽ muốn mua sản phẩm của bạn nhiều nhất?
- Where: sản phẩm này được bán nhiều ở khu vực nào? Kênh tiếp cận khách hàng là gì?
- Why: tại sao khách hàng nên sử dụng sản phẩm này? Sự khác biệt của sản phẩm so với sản phẩm đối thủ là gì?
- Who: khách hàng tiềm năng của sản phẩm này?
- How: tiến hàng quảng cáo sản phẩm như thế nào? Lên ý tưởng, cách thực hiện ra sao? Phương tiện để triển khai chiến dịch quảng bá thế nào?
Phương pháp 5W1H trong kinh doanh
Trong kinh doanh để tận dụng tối đa sức mạnh của mô hình 5WH1, bạn cần làm rõ các vấn đề sau:
- What: bạn cần xác định mình muốn kinh doanh mặt hàng gì? Thuộc lĩnh vực nào?
- When: lúc nào thích hợp bắt đầu kinh doanh? Lúc nào thì nên chạy các chương trình khuyến mãi?
- Where: mặt hàng có xuất xứ từ đâu? Nơi mua sản phẩm ở đâu tiện lợi cho khách hàng?
- Why: vì sao khách hàng nên sử dụng dịch vụ của bạn?
- Who: định vị đối tượng sử dụng dịch vụ là ai? Xác định đúng khách hàng tiềm năng sẽ giúp bạn đặt mình vào tư duy của họ từ đó hình dung được chân dung và hành vi mua hàng của họ.
- How: Cách thức thức mua hàng ra sao?. Đây là bước bạn lên kế hoạch chi tiết để sản phẩm đến được với người tiêu dùng như thế nào.
Phương pháp 5W1H trong tổ chức sự kiện
5W1H được xem là công thức vàng để lên ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo, với các gợi ý như:
- What: cần xác định tên sự kiện? các hoạt động của sự kiện là gì? Các thông tin về sự kiện như: chủ đề, sự kiện bán vé hay vào cửa tự do, quy định với khách mời tham gia sự kiện là gì?…
- When: khi tổ chức sự kiện yếu tố when khá quan trọng vì có thể bị ảnh hưởng bởi thời tiết, giờ cao điểm… Các vấn đề bạn quan tâm như: thời gian nào là phù hợp nhất để diễn ra sự kiện? Nếu tổ chức ngoài trời thì các phương án dự kiến là gì nếu gặp mưa?
- Where: vị trí tổ chức sự kiện ở đâu? Nếu xa địa điểm thành phố thì có phương tiện đưa đón khách tận nơi không?
- Why: giúp bạn xác định được mục tiêu của sự kiện là gì? Lý do sự kiện được tổ chức?
- Who: sự kiện này dành cho đối tượng này là ai? Nhà tài trợ, đối tác là đơn vị nào?
- How: trả lời được 5W trên bạn sẽ phần nào hình dùng được sự kiện của mình diễn ra thế nào? Cách thức tiến hành ra sao?
5W1H là phương pháp tư duy rất hữu ích có thể áp dụng cho nhiều hoạt động không chỉ trong công việc mà còn cả trong học tập, thuyết trình hay giao tiếp. Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp ích bạn cho các kế hoạch, dự án trong tương lai.
