Cùng sở hữu 24 giờ một ngày, một số người dường như luôn có đủ thời gian để làm mọi thứ họ muốn – trong khi những người khác lại hối hả từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, gặp khó khăn để hoàn thành bất cứ điều gì. Điều gì khiến bạn gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian? Cùng Cafeduhoc tìm hiểu nhé!
Nội dung chính
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Là một trong số những kỹ năng mềm không thể thiếu trong cuộc sống, kỹ năng quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và xác định thời gian hoàn thành kế hoạch đó một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Một kế hoạch quản lý thời gian tốt là một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể cho từng giai đoạn nhỏ với deadline rõ ràng và phân công công việc hợp lý. Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt, quỹ thời gian bạn sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành, không dựa trên thời gian làm nhanh hay chậm.
Kỹ năng quản lý thời gian được nhắc đến nhiều nhưng nhiều người chưa nắm được bản chất. Kỹ năng quản lý thời gian có thể xem gồm tổ hợp các kỹ năng bao gồm:
- Kỹ năng thiết lập mục tiêu.
- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp.
- Kỹ năng lập kế hoạch.
- Kỹ năng quản trị.
- Kỹ năng kiểm soát.
Lập thời gian biểu rõ ràng
Mỗi tối trước khi đi ngủ, bạn hãy lập sẵn “to-do-list” (những việc cần hoàn thành) cho ngày hôm sau. “To-do-list” sẽ nhắc bạn cần phải làm gì và nên phân bổ thời gian như thế nào cho từng việc. Lần lượt hoàn thành những việc này sẽ giúp bạn từng bước đạt được các mục tiêu từ công việc hằng ngày đến những kế hoạch trong tương lai đấy.
Việc đầu tiên bạn cần làm để quản lý thời gian hiệu quả là lên danh sách các việc cần làm đi cùng với thời hạn cần hoàn thành. Sử dụng danh sách việc phải làm để viết ra các việc là một cách rất hiệu quả nhằm kiểm soát dự án và các nhiệm vụ phải thực hiện và giữ cho bản thân bạn làm việc có tổ chức.
Nắm rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”
Sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn.
– “Công việc khẩn cấp” yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn, nhưng bạn có làm ngay hay không chưa chắc đã trở thành vấn đề.
– “Công việc quan trọng” là nếu không làm – chúng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác.
Bạn nên sắp xếp thứ tự công việc dựa theo thứ tự sau:
- Nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần được thực hiện trước tiên
- Những việc quan trọng nhưng không cấp bách được thực hiện tiếp theo
- Những nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách được đưa vào một danh mục riêng
- Những thứ không quan trọng cũng không cấp bách được đưa xuống cuối cùng trong bản danh sách
Ứng phó với sự trì hoãn
Trì hoãn công việc, trì hoãn việc học tiếng Anh, trì hoãn luyện tập thể dục thể thao… Mỗi ngày mỗi người chúng ta lại có thể tìm ra hàng tá lý do để trì hoãn một kế hoạch cụ thể nào đó kể cả khi kế hoạch ấy đã được sắp xếp từ trước.
Sự trì hoãn là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của công việc. Có thể nó dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian, chất lượng công việc không đảm bảo. Đây được coi là một trong những kẻ thù lớn nhất đối với thành công và hạnh phúc của bạn bởi nó ngăn cản bạn dấn thân và hành động vì mục tiêu đã định. Do đó, bạn cần tránh và không nên trì hoãn bất cứ một việc nào để làm việc hiệu quả hơn.
Vì sao cần quản lý thời gian?
Vì quỹ thời gian là có hạn nên quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng. Quản lý, sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn.
Nâng cao năng suất làm việc
Quản lý thời gian hợp lý là chìa khóa để nâng cao năng suất làm việc. Với những công việc khác nhau, bạn có cách sắp xếp và phân loại mức độ ưu tiên để hoàn thành khác nhau.
Với lịch trình lên sẵn theo kế hoạch, bạn sẽ bám sát được các nội dung công việc. Từ đó, bạn sẽ tốn ít công sức hơn trong việc suy nghĩ và sắp xếp trình tự công việc.
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Trong xã hội hiện đại, việc nhiều người bận “trăm công nghìn việc” không còn thời gian cho bản thân, gia đình và bạn bè không hề hiếm. Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn chia rạch ròi giữa thời gian làm việc và có thời gian chăm sóc bản thân, quan tâm những người xung quanh, giúp bạn cân bằng về mọi mặt.
Giảm bớt áp lực, rèn luyện quyết định
Thực tế, thiếu kỹ năng quản lý thời gian thường dẫn tới tình trạng làm việc với áp lực. Đồng thời, khi không đủ thời lượng suy xét đưa ra quyết định sai lầm.
Mặt khác, nếu quý vị kiểm soát tốt, ngoài tránh áp lực deadline mà còn có lựa chọn sáng suốt hơn trong công việc. Vì có nhiều thời gian đánh giá vấn đề.
Có thêm thời gian để làm những việc bạn yêu thích
Thời gian là vô hạn nhưng đời người là hữu hạn mà chúng ta có quá nhiều việc phải làm, thực hiện trong đời. Chính vì vậy, quản lý thời gian khoa học, hiệu quả giúp bạn làm được nhiều việc nhiều hơn. Bên cạnh thời gian ngủ, ăn uống, chăm sóc cá nhân thì khi sắp xếp thời gian tốt, bạn sẽ dành được thời gian cho riêng cho mình để làm những việc yêu thích.
